हेलो दोस्तों तो कैसे हैं, आप लोग। हमारे ब्लॉग पर आपका स्वागत है। आज हम आपको बताने वाले हैं, MS Word मैं mail merge का use कैसे किया जाता है।
दोस्तों आज इस टेक्नोलॉजी के समय में हर काम कितना आसान हो गया है, यह तो हम सब जानते ही हैं। जहां पुराने समय में किसी जानकारी को एक स्थान से दूसरे स्थान तक पत्र की सहायता से पहुंचाया जाता था, तो आज वही जानकारी भेजने के लिए हम सोशल मीडिया का उपयोग करते हैं। जिससे वह जानकारी बहुत जल्दी पहुंच जाती है। आज mail के द्वारा किसी भी जानकारी को कुछ ही समय में एक स्थान से दूसरे स्थान तक पहुंचा सकते हैं और वह भी कुछ ही सेकंड में।
दोस्तों आज बहुत ही कम ऐसे लोग होंगे जो इंटरनेट का यूज नहीं करते होंगे। आज हर कोई इंटरनेट का उपयोग करता है। अगर आप इंटरनेट चलाने के लिए कंप्यूटर का उपयोग करते हैं, तो फिर आपने का ms word application का भी उपयोग तो किया ही होगा। ms word में मेल मर्ज (mail merge) नाम से महत्वपूर्ण फीचर होता है। जिसके बारे में आपने सुना ही होगा, तो फिर आपने इसका उपयोग भी किया होगा। लेकिन दोस्तों ऐसे बहुत सारे कंप्यूटर यूजर्स हैं जिनको इस फीचर mail marge का उपयोग करना नहीं आता है। उन्हें यह भी पता नहीं होता है, mail merge क्या है।
अगर दोस्तों आपको भी mail के बारे में ज्यादा जानकारी नहीं है, और आप यह जानना चाहते हैं इसका use कैसे किया जाता है, तो आप हमारे साथ अंत तक बने रहें। हम आपको इस आर्टिकल में mail merge की पूरी जानकारी देंगे। तो चलिए बिना देर किए शुरू करते हैं।
मेल मर्ज क्या है।(what is mail merge in hindi) -
Mail Merge एक ऐसा माध्यम है, जिसकी सहायता से हम एक ही जानकारी को कई सारे लोगों को एक साथ भेज सकते हैं। अगर हमे किसी लेटर को बहुत सारे लोगों को भेजना होता है, तो हम मेल मर्ज का उपयोग करते हैं। और इन सब लैटर में एक ही तरह की जानकारी होती है। उदाहरण के लिए अगर आप किसी ऑफिस में काम करते हैं, और आपको एक लेटर दिया गया और कहा गया कि यह ऑफिस में काम करने वाले सारे वर्कर्स को भेज दे। तब आप mail merging की सहायता से उस लेटर को हर किसी व्यक्ति के name और address पर भेज सकते हैं।
और यदि आपको एक लेटर या पत्र अलग-अलग जगह पर अलग-अलग address और name पर भेजना है, तो आप एक-एक व्यक्ति का नाम और पता उस लैटर पर लिखेंगे या फिर उस लैटर को कॉपी पेस्ट करके भेजेंगे। जिससे काफी ज्यादा समय लग जाता है। लेकिन दोस्तों mail merge की सहायता से हम इस काम को बहुत जल्दी तथा आसानी से कर सकते हैं। mail merge का उपयोग करने पर हमें हर व्यक्ति का नाम, पता, कांटेक्ट नंबर हर एक लेटर पर नहीं लिखना पड़ता है। अगर हम साधारण शब्दों में कहे तो, mail merge ms word कि वह महत्वपूर्ण सुविधा है, जिसके द्वारा आप एक ही पत्र की जानकारी को अनेक लोगों तक भेज सकते हैं। इससे हम डेटाबेस को जोड़ सकते हैं।
mail merge एक उपयोगी टूल हे, जो हमें list, database, और spreadsheet में store जानकारी का उपयोग करके multiple letters, labels, envelopes, name tags आदि बनाने की अनुमति देती है।
Mail Merge कैसे करे -
दोस्तों mail merge करने के लिए सबसे पहले आप लिस्ट बना ले। जिसमें आपको उन व्यक्तियों की लिस्ट बनानी है, जिसे आप mail merge करना चाहते हैं। इनमें Name, Number, Address, E-mail ID, Username आदि डाल लें। आप यह लिस्ट ms word और ms excel दोनों में से कहीं पर भी बना सकते हैं। अब आप mail merge करने के लिए नीचे बताए जा रहे स्टेप को फॉलो करें।
सबसे पहले आप word mail merge open करें। अब यहां पर आप जो भी लेटर टाइप करना चाहते हैं, वह कर ले। और अगर पहले से टाइप है तो उसे ओपन कर ले।
Step 1- अब आपको ms word में ऊपर mailing का option दिखाई दे रहा होगा, उस पर क्लिक करें। और फिर start mail merge पर क्लिक करें।
Step 2 - अब start mail merge मैं आपको नीचे step by step mail merge wizard वाले option पर क्लिक करना है।
Step 3 - अब आप यहां पर किस प्रकार का mail बनाना चाहते हैं, उसे सिलेक्ट करें। उदाहरण के लिए हमने यहां पर Letters वाले ऑप्शन को सिलेक्ट किया है। उसके बाद आप यहां पर नीचे Next : Starting document पर क्लिक कर।
Step 4 - हमने यहां पर लेटर को पहले से ही टाइप किया है, तो यहां पर Use the current document को सिलेक्ट करे। फिर नीचे Next select recipients पर क्लिक करें।
Step 5 - अब अगर आपने यहां पर पहले से list नहीं बनाई है, तो आप यहां पर Type a new list पर क्लिक करें। और फिर create वाले ऑप्शन पर क्लिक करके नई डेटाबेस लिस्ट बना ले। और अगर आपने पहले ही लिस्ट बना ली है, तो आप use an existing list पर क्लिक करें। और फिर Browser पर क्लिक करें।
दोस्तों हमने यहां पर पहले पहले ही लिस्ट बना ली थी, इसलिए use an existing list पर क्लिक कर रहे हैं।
Step 6 - अब आपने अपनी फाइल कहां पर सेव की थी, वह ढूंढे और उसे ओपन करें। और दोस्तों यहां से आप प्रत्येक बॉक्स check और uncheck को कर सकते हैं। लेकिन दोस्तों डिफाल्ट रूप से सभी प्राप्तकर्ताओ का चयन किया जाना चाहिए।
अब आप ok पर क्लिक कर दें।
Step 7 - अब आप यहां पर Next write your letter के ऑप्शन पर क्लिक करें।
Step 8 - अब आप यहां पर अपना लैटर लिखने के लिए तैयार है। जब यह लेटर प्रिंट होगा, तो इस लेटर कि प्रत्येक कॉपी मूल रूप से एक ही होगी। लेकिन प्राप्तकर्ता का डाटा ( जैसे Name, Address, Pincode) सब अलग-अलग होंगे। इसके लिए अपने लेटर में प्राप्तकर्ता के लिए प्लेसहोल्डर ऐड करने की आवश्यकता होगी।
अब आप डॉक्यूमेंट या लेटर में उस जगह पर कर्सर को रखें जहां पर आप डॉक्यूमेंट में इंफॉर्मेशन को Add करना चाहते हैं।
अब आप यहां पर चार प्लेसहोल्डर ऑप्शन Address block, Greeting line, Electronic postage, More items में से कोई एक सिलेक्ट करें। आप यहां पर More items पर क्लिक करें।
यहां पर एक डायलॉग बॉक्स open होगा जिसमें आपके सिलेक्शन के आधार पर ऑप्शन दिखाई देंगे। आप यहां पर उस ऑप्शन को सिलेक्ट करें जो आप लेटर में अपनी जगह पर Add करना चाहते हैं। और फिर Insert पर क्लिक कर दें।
अब आप close वाले बटन पर क्लिक करें, और कर्सर को उस जगह पर क्लिक करें, जहां पर आप इंफॉर्मेशन Add करना चाहते हैं। फिर आप More items पर क्लिक करें, और डायलॉग बॉक्स में से उस ऑप्शन को सिलेक्ट करें जहां पर आपने कर्सर रखा था, वहां पर उस इंफॉर्मेशन को Add करने के लिए। और फिर Insert पर क्लिक कर दें।
Step 8 - आपको यह सभी स्टेज पर कर्सर रखकर तब तक दोहराना है, जहां तक आपको लेटर में इंफॉर्मेशन add (जोड़ना) करना है। या जहां तक आपको इंफॉर्मेशन चाहिए।
Step 9 - जब आप सभी इंफॉर्मेशन Add कर लेंगे तो अगले स्टेप पर जाने के लिए Next: preview your letters पर क्लिक करें।
Step 10 - अब आप अपने लेटर का प्रीव्यू देखें, ताकि आप यह कंफर्म कर सके, आपने जो लिस्ट की इंफॉर्मेशन लेटर में Add कि वह सही है, और ठीक से दिखाई दे। तथा आप प्रत्येक लेटर को देखने के लिए लेफ्ट और राइट स्क्रॉल एरो का उपयोग कर सकते हैं।
Step 11 - अब आप Next: complete the merge पर क्लिक करें।
Step 12 - अब आप यहां पर print पर क्लिक करके सभी या फिर सिलेक्ट किए गए लेटर्स को आप प्रिंट कर सकते हैं।
या Edit individual letters option पर क्लिक कर सभी लेटर्स को अलग-अलग देख सकते हैं।
तो दोस्तों इस तरह से आप एक साथ बहुत सारे लोगों को mail merge की सहायता से लेटर तैयार करके भेज सकते हैं। जिसमें आपको बार-बार हर व्यक्ति को अलग-अलग एक ही लैटर भेजने या send करने की आवश्यकता नहीं होगी, और आपका समय भी बच जाएगा।
दोस्तों हमें उम्मीद है, आपको हमारे द्वारा दी गई जानकारी पसंद आई होगी।